برگرفته از خبرسانی و دو هفته نامه امرداد

کامبیز فروزان، مدیر اجرایی و سرپرست دبیرخانه انجمن زرتشتیان تهران در گفت‌وگو با امرداد از ضرورت تحول و نوسازی این نهاد کلیدی سخن گفت. در این گزارش، به بررسی دیدگاه‌ها و برنامه‌های مدیر اجرایی برای آینده دبیرخانه و نقش آن در پیشبرد اهداف انجمن می‌پردازیم. گفت‌وگو در دو بخش تنظیم شده است: مرور گذشته و تشریح برنامه‌های آینده.

فرایند انتخاب مدیر اجرایی
کامبیز فروزان در آغاز سخن درباره چگونگی برگزیده شدن به عنوان مدیر اجرایی گفت: "در پایان دومین نشست هیات‌مدیره گردش 46 انجمن زرتشتیان تهران با رأی اعتماد گران‌سنگی که از سوی اعضای محترم هیات‌مدیره به اینجانب داده شد، مسوولیت مدیریت اجرایی و سرپرستی دبیرخانه انجمن را پذیرفتم؛ مسئولیتی که در نگاه نخست شاید عنوانی اداری جلوه کند، اما در ژرفای خود باز کردن بابی تازه است در مسیر نوسازی نهادی که سال‌هاست ستون خاموش اما پابرجای این انجمن کهن بوده است. این پذیرش برای من تنها یک آغاز نیست؛ بلکه دعوتی است برای دمیدن جان تازه‌ای در جایگاهی که اگرچه در پس پرده قرار دارد، اما هر حرکت و تصمیمی در انجمن از مجرای آن به جریان می‌افتد. در نخستین گام، بر خود لازم می‌دانم که به همه بزرگوارانی که طی سالیان متمادی با صبر و اخلاق و دلسوزی، این فضای کوچک اما تاثیرگذار را سرپا نگاه داشته‌اند، ادای احترام کنم. آنان که در روزگاری نه چندان دور، با دست‌نویس‌ها، پرونده‌ها، مکاتبات فیزیکی، پیگیری‌های حضوری و انباشت مدارک پراکنده، چراغ دبیرخانه را روشن نگاه داشته‌اند و با وجود همه محدودیت‌ها، سنگ‌بنای امروز را بنا کرده‌اند. یاد و نام آنان نه تنها موجب آرامش، که الهام‌بخش ادامه راه است؛ و اگر سخن از تحول می‌رود، بی‌تردید این تحول بر بنیانی نهاده می‌شود که به همت همان عزیزان شکل گرفته است."

ضرورت نوسازی دبیرخانه
مدیر اجرایی انجمن ادامه داد: "واقعیت آن است که دبیرخانه امروز در برابر ضرورتی تازه ایستاده است؛ ضرورتی برخاسته از آهنگ شتابان زمانه، از نیاز جامعه به شفافیت، از ضرورت تصمیم‌گیری دقیق و از لزوم هماهنگی گسترده میان نهادهای انجمن. دبیرخانه باید از پوسته سنتی خود بیرون آید و در قامت یک ستاد هماهنگی و پیشران اجرایی ظاهر شود؛ نهادی که نه‌تنها حافظ اسناد و پیگیری مکاتبات باشد، بلکه قطب نظم، سرعت، ردیابی دقیق و تدبیر اجرایی نیز به شمار رود."فروزان اتوماسیون اداری را سنگ‌بنای تحول دانست و افزود: "در این میان، ایجاد سیستم یکپارچه اتوماسیون اداری سنگ‌بنای این حرکت نو است. سیستمی که با راه‌اندازی آن، ابزارهای دیجیتال در خدمت کارآمدی قرار می‌گیرند؛ هر نامه، هر درخواست، هر گزارش و هر پیگیری جایگاه مشخصی می‌یابد؛ هر پرونده مسیر روشنی طی می‌کند و هیچ موضوعی در پیچ‌وخم‌های اداری گم نمی‌شود. با این اتوماسیون، دبیرخانه از دفتری وابسته به حضور فیزیکی کارمندان و ارباب‌رجوع به ساختاری تبدیل می‌شود که شبانه‌روز جریان دارد؛ ساختاری که در آن مسئولیت‌ها قابل ردیابی، امور قابل اندازه‌گیری و فعالیت‌ها قابل ثبت و مستند است."
او با اشاره به این نکته که امکان پیگیری شبانه‌روزی، افزایش کارآمدی است، گفت: "این سامانه امکان پیگیری فعالیت‌ها در ساعات غیراداری را نیز فراهم خواهد کرد؛ تا امور زمانی حساس، پاسخ‌ها و هماهنگی‌ها به زمان‌های اداری محدود نماند. بدین‌سان، دبیرخانه می‌تواند همگام با نیازهای واقعی جامعه حرکت کند؛ نیازهایی که گاه در ساعات پایانی روز یا حتی روزهای تعطیل خود را نشان می‌دهد. داشتن چنین بستری، به‌معنای افزایش سرعت، کاهش خطا، کوتاه شدن مسیرها و باز شدن گره‌هایی است که پیش‌تر ناگزیر در صف‌های زمانی طولانی باقی می‌ماند. "در کنار این زیرساخت دیجیتال، تلاش می‌کنم سامان‌دهی بایگانی‌ها، نظم بخشیدن به مکاتبات، تعریف روشن مسیرها و مسوولیت‌ها، و ایجاد شبکه ارتباطی کارآمد میان واحدها را به‌گونه‌ای پیش ببرم که هر بخش از انجمن از جریان امور باخبر باشد و هیچ تصمیمی بی پشتیبانی اجرایی باقی نماند. دبیرخانه باید به جایی بدل شود که هر موضوع ورودی، آغاز و پایانی مشخص داشته باشد؛ جایی که ارباب‌رجوع، عضو هیئت‌مدیره، یا هر نهاد مرتبط، با اطمینان بدانند که مسیر پیگیری روشن، قابل مشاهده و قابل اعتماد است. همکاران ارزشمندم در دبیرخانه، هم‌راهان اصلی این مسیر خواهند بود. باور دارم که توانمندی‌های آنان، تجربه‌هایشان، شناختشان از امور جاری و آشنایی‌شان با فضای انجمن، بخش بزرگی از ظرفیت‌های دوره جدید را تشکیل می‌دهد. در این دوره، تلاش خواهم کرد تا هر یک از آنان بتوانند توان و دانش خود را بروز دهند، مسئولیت‌ها بر پایه شایستگی تعریف شود، و فضای کاری مجموعه به محیطی برای رشد، یادگیری و آرامش تبدیل گردد."

دبیرخانه، میدان هماهنگی و اتاق فرمان انجمن

در پایان، کامبیز فروزان با بیان چشم‌انداز خود برای دبیرخانه گفت: "در چشم‌انداز من، دبیرخانه تنها یک واحد اداری نیست؛ بلکه میدان هماهنگی و اتاق فرمان انجمن است. نهادی که می‌تواند گذشته را با دقت و احترام نگاه دارد، امروز را با نظم و شفافیت اداره کند و فردا را با ابزارهای نوین و نگاه تحول‌خواهانه بسازد. می‌خواهم دبیرخانه به جایی تبدیل شود که جریان امور نه با اتکا به حافظه افراد، بلکه با قدرت ساختار و شفافیت سیستم پیش رود؛ جایی که نظم، سرعت، دقت و آرامش حرفه‌ای در رگ‌هایش جاری باشد. با سپاس از اعتماد اعضای محترم هیات‌مدیره و با امید به همراهی جامعه فرهیخته زرتشتی، بر آنم تا با تمام توان در مسیر این تحول گام بردارم؛ باشد که حاصل این کوشش، دبیرخانه‌ای باشد در شأن این نهاد دیرینه و این جامعه شریف؛ دبیرخانه‌ای که هم ریشه در سنت دارد و هم چشم به آینده، هم بر گذشته تکیه می‌کند و هم آینده را هموار می‌سازد."