با تهيه فرم‌هاي خاصي كه جزييات فعاليت‌هاي ساختماني و تعميراتي انجمن زرتشتيان تهران در آنها نوشته‌ مي‌شود، رسيدگي به چگونگي فعاليت‌ها و هزينه‌هاي انجام شده آسان‌تر شد و اين روش از اين پس در كميسيون ساختمان انجمن اجرا خواهد شد.
به گزارش آقاي رستم بوستاني، رييس كميسيون ساختمان گردش چهل انجمن، در اين فرم موارد گوناگوني از قبيل مبلغ مصوب شده در هيات مديره براي هر مورد كار ساختماني يا تعميراتي، مبلغ هزينه شده در مراحل مختلف و صورت وضعيت‌هاي ارايه شده، در آن نوشته مي‌شود.
به اين ترتيب در هر مرحله‌اي از كار مي‌توان به روشني بررسي كرد كه پروژه از نظر مالي در چه وضعيتي قرار دارد و با توجه به پيشرفت عملياتي، چه ميزان از بودجه مصوب هزينه شده‌است.
به گفته آقاي بوستاني بسياري از پروژه‌هاي ساختماني كميسيون، مربوط به تعمير و نوسازي است كه در اين گونه پروژه‌ها نمي‌توان خيلي دقيق هزينه‌ها را از ابتداي طرح مشخص كرد و امكان دارد كه هنگام عمليات تعمير و بازسازي به دليل تغييرات معماري در كار، مخارج ديگري نيز لازم باشد كه در هزينه‌هاي اوليه پيش‌بيني نشده‌است. اين فرم مي‌تواند در اين زمينه كمك كند و هنگام بحث درباره هزينه‌ها با استناد به ميزان پيشرفت طرح يا عمليات جديدي كه انجام شده را مشخص ساخت.
رييس كميسيون ساختمان گردش چهل انجمن زرتشتيان تهران افزود: در دفتر فني سابقه همه پروژه‌ها بررسي مي‌شود تا به تدريج آرشيوي از فعاليت‌هاي انجام شده را داشته‌باشيم. البته اين كار به تدريج انجام خواهد شد ولي انتظار مي‌رود كه در دوره‌هاي بعد سابقه همه كارهاي تعميراتي يا نوسازي يا بازسازي به راحتي در دسترس باشد.
يكي از دلايل اهميت اين كار اين است كه املاك و اموال انجمن از قدمت بسياري برخوردارند و گاهي براي پيدا كردن نقشه ساختمان يا مدارك مربوط به يك ملك، بايد چندين پرونده را بررسي كرد. بنابراين اگر اين سوابق در يك‌جا جمع‌آوري شود، مراجعه به آن بسيار آسان‌تر از وضع فعلي خواهد بود.